Un Congress Software aiuta a governare la complessità di un evento, senza lavorare in isolamento ma come parte di un sistema digitale più ampio.

Nel contesto degli eventi medico-scientifici, l’organizzazione di un congresso non si limita alla logistica o alla gestione delle iscrizioni. Il cuore dell’evento è rappresentato dal contenuto scientifico, che passa attraverso la raccolta degli abstract, il processo di revisione, la selezione dei contributi e la costruzione di un programma scientifico complesso e articolato.

“La raccolta abstract è un momento chiave per la riuscita del congresso. Grazie a MICE Suite possiamo contare su un valido supporto per alleggerire i flussi e semplificare il lavoro” Beatrice Sbalchiero – Executive Event Manager di Meet And Work s.r.l 

La digitalizzazione dei congressi medico-scientifici

La meeting industry italiana, secondo l’ultima relazione annuale di ASERI basata sui dati del 2024, genera un impatto economico di oltre 14,8 miliardi di euro, confermandosi come un comparto solido e strategico. Gli eventi medico-scientifici contribuiscono in modo significativo a questo scenario, portando con sé esigenze organizzative particolarmente elevate: elevato numero di relatori, rigorosi processi di valutazione dei contenuti, tracciabilità delle decisioni e integrazione con aspetti amministrativi.

In questo contesto, il congresso medico non può essere gestito con strumenti frammentati e un congress software come MICE Suite consente di affrontare la complessità scientifica mantenendo coerenza con la gestione complessiva dell’evento.

Raccolta abstract: strutturazione, flessibilità e controllo

La raccolta degli abstract è uno dei processi più delicati di un congresso medico. Le funzionalità dedicate di MICE Suite danno la possibilità di raccogliere contributi scientifici attraverso diverse modalità, adattandosi alle esigenze di comitati scientifici e società mediche senza perdere controllo formale.

Gli abstract possono essere inviati in modalità testuale, con definizione della struttura, del numero massimo di parole e di battute; tramite caricamento di documenti come file Word o RTF; oppure attraverso il caricamento di immagini, grafici, schemi o figure, alle quali può essere associato un equivalente in battute.
Questa flessibilità rende il sistema adatto a molteplici format congressuali, mantenendo uniformità e qualità dei dati raccolti.

Autori, presenting author e integrazione con le iscrizioni

Ogni abstract è associato a un set strutturato di informazioni: titolo, topic, corresponding author e lista degli autori, con evidenza del presenting author. Il congress software consente di gestire questi dati in modo centralizzato e coerente, evitando ridondanze e incongruenze.

Un elemento chiave per gli eventi medico-scientifici è la possibilità di rendere obbligatoria l’iscrizione del presenting author al congresso, collegando direttamente la gestione degli abstract al modulo iscrizioni di MICE Suite. Questo approccio integrato elimina controlli manuali e garantisce allineamento tra contenuti scientifici e partecipazione reale.

Scholarship, grant e benefici nel processo di submit

Nei congressi medici, la raccolta degli abstract è spesso collegata all’assegnazione di scholarship o grant. MICE Suite consente di includere la candidatura già in fase di submit, permettendo agli autori di richiedere iscrizioni gratuite, benefit o rimborsi spese.

Tutte queste informazioni vengono tracciate all’interno della piattaforma e rese disponibili durante le fasi di valutazione e selezione, integrandosi con le successive attività organizzative e amministrative gestite all’interno di MICE Suite. Il risultato è un processo trasparente, controllabile e coerente con le politiche del congresso.

Revisione scientifica online e ruolo dei capi revisore

La revisione scientifica è il momento in cui si misura la qualità di un congresso medico. Grazie al congress software MICE Suite il workflow di revisione si snoda completamente online, permettendo ai revisori di consultare, valutare e commentare gli abstract secondo criteri configurabili.

La valutazione può avvenire tramite giudizio unico o attraverso una media di più criteri. I capi revisore dispongono di un’interfaccia dedicata che consente di monitorare l’andamento dei voti, intervenire sulle decisioni, accettare o rifiutare contributi e modificare il topic di assegnazione. Se previsto, il sistema consente anche la modifica degli abstract dopo l’invio, entro una data limite definita.

Dal contenuto scientifico al programma dell’evento

Uno dei principali punti di forza del congress software MICE Suite è inoltre l’integrazione nativa con il modulo Programma Scientifico. Gli abstract accettati diventano automaticamente parte del processo di costruzione del programma: i contributi orali vengono collocati come relazioni, mentre i poster vengono distribuiti nelle sessioni dedicate.

Il sistema permette di gestire sale plenarie e parallele, sessioni, intervalli e relazioni, verificando automaticamente eventuali sovrapposizioni tra relatori e moderatori. Grazie alle funzionalità di importazione ed esportazione, è possibile lavorare sul programma anche tramite Excel e generare output in Word, Excel.

Back Office, comunicazioni e gestione dei relatori

Dal lato organizzativo, MICE Suite offre un back office avanzato per l’inserimento manuale degli abstract, il collegamento con le iscrizioni e l’estrazione dei dati. 

La comunicazione con autori e relatori è centralizzata e automatizzabile: lettere di accettazione o rifiuto, comunicazioni personalizzate tramite mail merge e invii automatici al cambio di stato.

La gestione dei relatori si integra con l’amministrazione dei grant e dei compensi, permettendo la generazione automatica di lettere di incarico, autorizzazioni, dichiarazioni di assenza di conflitto di interesse e notule, riducendo tempi e margini di errore.