Implementazioni

Anche questa volta abbiamo cercato di migliorare ed aggiungere funzionalità importanti per questo periodo molto particolare per il quale tutti noi stiamo transitando.

Il settore degli eventi virtuali sta temporaneamente spostando l’ago della nostra attenzione dal mondo residenziale e questo porta dinamiche assolutamente più esose di rapidità e pone tutti voi (e per estensione noi) davanti a cambiamenti radicali nei modi e nei tempi di lavoro. Consci di questo stiamo facendo ogni sforzo per supportare questo traghettare dal mondo unicamente res a quello “virtual”.

Ecco la lista dei cambiamenti di questa versione.

• CMS
  • Anche se in questo periodo gli hotel sono poco utilizzati, abbiamo concluso le attività di revisione della gestione o meglio delle modalità di attribuzione della tassa di soggiorno. Da questa versione la tassa di soggiorno sarà da considerarsi un attributo della camera prenotata. Potrete quindi decidere se e quante tasse applicare alla singola camera, e di ciascuna, definire il cliente pagante. Questo ha anche semplificato in una certa misura la maschera di impostazione dei costi della camera, dove ora troveremo solo i prezzi per notte e la relativa attribuzione di competenza. Questa modifica ha comportato una rivisitazione totale delle procedure e delle stampe della gestione alberghi.
    
  • Per i clienti che utilizzano il modulo aggiunto opzionale di Erogazione Coupon, è stata introdotta la possibilità di collegare un coupon ad un determinato cliente sponsor. In questo modo tutte le iscrizioni avvenute tramite il coupon risulteranno riconducibili al cliente pagante impostato sul coupon stesso.
    
  • E’ stato introdotto un vincolo di lunghezza password sia sulla procedura interna che sulla procedura web, per i dati di accesso. A partire da questa versione la lunghezza minima della password è stata elevata. Anche in precedenza CMS generava automaticamente password soddisfacenti questo requisito, ma gli utenti potevano forzare la propria password ed inserendone una più semplice e corta. Non sarà più possibile.
    
  • Con questa versione sono state revisionate le procedure di conteggio presenza a motivo dell’introduzione di un nuovo parametro dettato da questo momento di pandemia da COVID-19. Quando si crea o si modifica un corso (ECM o non ECM) è possibile impostare un nuovo campo denominato “Capienza Sala”. Questo campo rappresenta il massimo numero di individui che potranno stare in presenza contemporaneamente . Il gestionale somma tutti i ruoli (discenti, uditori, faculty) affinché questo limite venga rispettato. Questo vuol dire che la capienza diventa il primo limite verificato dalle procedure, ad esempio di iscrizione online: se anche ci fossero ancora slot partecipanti liberi, ma la capienza sala fosse satura, l’iscrizione verrà negata. Attenzione quindi a come viene valorizzato questo nuovo campo.
    
  • Con questa versione si apre anche la possibilità di acquistare due nuovi plugin di integrazione con piattaforme esterne: 6Connex e Beryllium Live. Il primo è un gestore di virtual location per eventi. Il secondo una piattaforma FAD che è integrabile con 6Connex e che ha investito in alcune integrazioni particolari verso MICE Suite. Per maggiori dettagli il nostro reparto tecnico è a vostra disposizione per illustrarvi le possibili panoramiche di queste piattaforme. Attenzione: non siamo noi i canali di commercializzazione di queste piattaforme. Abbiamo semplicemente implementato il canale per sincronizzare le iscrizioni verso queste piattaforme e per recuperare alcune tipologie di dati da esse.
    
  • Con questa versione abbiamo anche completato la possibilità di push diretto verso piattaforme esterne durante la procedura di iscrizione. Questo vuol dire, ad esempio, che se si dispone del plugin Zoom, potreste aprire una commessa Webinar, senza alcun corso all’interno, e sincronizzare le iscrizioni all’evento (quindi non più solo quelle ai corsi/ecm) direttamente verso Zoom, trasferendo gli utenti autorizzati (non sospesi etc) direttamente all’interno degli autorizzati alla fruizione del webinar. Questa modalità semplifica la gestione delle attività virtuali non legate al mondo dei corsi o della formazione ECM. Per maggiori informazioni contattate il nostro reparto commerciale.
    
  • Con questa versione è stata introdotta la possibilità di scegliere, commessa per commessa, se abilitare l’invio della mail delle credenziali di accesso. La funzionalità continuerà ad essere attiva di default, ma se necessario ora potrete spegnerla, dalla sezione delle impostazioni web della commessa. La mail in questione viene inviata unicamente all’atto della registrazione anagrafica dell’utente e contiene i dati di accesso per il portale web (per perfezionare l’acquisto della propria iscrizione, per accedere alla user area, per fare i quiz, per scaricare gli attestati, per accedere ai link dei webinar etc). Tuttavia questi stessi dati possono essere inseriti (se avete acquistato il modulo opzionale che consente la personalizzazione delle email generate dal sistema) nella mail di outcome registration. Alcuni operatori hanno riscontrato che un processo del genere può permettere all’utente finale di non fraintendere il significato della mail di invio credenziali. Alcuni infatti scambiano questa mail come la conferma di avvenuta registrazione (o outcome registration). Di conseguenza abbiamo introdotto la possibilità di disattivare questo invio e di poter scegliere questa opzione sul singolo evento.
    
  • Con il consolidamento della fatturazione elettronica è sempre meno probabile che si necessiti di provvedere ad una spedizione via posta tradizione di una copia cortesia di una fattura, a prescindere che il destinatario richieda la fattura elettronica. Abbiamo quindi pensato di permettere, tra le opzioni attivabili dall’anagrafica della Società, di offrire una nuova opzione che permette di omettere dalla pagina web di Checkout i dati di spedizione. L’utente acquirente in tal caso dovrà solo compilare i campi relativi all’intestazione della fattura e non più della spedizione.
    
  • Nella sezione web di configurazione della delegazione è stata introdotta la possibilità, per lo sponsor, di determinare con quale ruolo ECM iscrivere un nominativo per uno slot precedentemente acquistato su un corso ECM. In fase di attribuzione dello slot all’individuo sarà quindi possibile forzarne l’iscrizione ad esempio come Uditore, qualora non debba ricevere crediti. E’ stato introdotto il popolamento automatico del campo Sponsor Reclutamento per tutte le iscrizioni inserite dall’area delegazione. E’ stato migliorato inoltre un meccanismo che permette di agganciare la sponsorizzazione di un relatore che è già stato caricato a sistema e che ancora non è sponsorizzato da alcuna azienda.
    
  • Con questa versione è stata implementata la possibilità di definire dei limiti di lunghezza per i campi di intestazione fattura. Sussistendo notevoli problemi di obsolescenza sui software di contabilità del mercato italiano, spesso e volentieri ci troviamo a dover gestire delle problematiche di limiti lunghezza caratteri sui campi di intestazione della fattura, quando i dati censiti da MICE Suite vengono trasferiti verso software esterni. Qualora doveste trovarvi in una situazione del genere, da questa versione potrete impostare dei limiti di compilazione dei campi di checkout che l’utente web sarà costretto o incoraggiato a rispettare per poter procedere nell’iscrizione. Ovviamente questa funzionalità è lasciata alla vostra discrezione e sarà configurabile commessa per commessa. Ci sono tre modalità di impostazione del livello di severità: Nessuno, Alert o Blocco. Il primo ovviamente non impatta in nessun modo; il secondo avvisa l’utente che i dati inseriti, se più lunghi dei limiti impostati, verranno troncati in fattura; il terzo costringe l’utente a razionalizzare i dati inputati in modo da rispettare i limiti impostati altrimenti non lo lascia proseguire. L’utente verrà aiutato attraverso dei suggerimenti visivi che gli permetteranno di capire in che modo intervenire sui campi, ove necessario.
    
  • E’ stata implementata la possibilità di aggiungere al corso ecm degli accessi white list. Questo vuol dire che, sempre nei limiti della capienza sala, sarà possibile permettere l’accesso anche a iscritti con una determinata categoria/tariffa (es. Sponsor con accesso sala) definendone il cap limit. Ad esempio permettere l’accesso/iscrizione di massimo 2 sponsor con accesso sale ad un corso ECM.
    
  • E’ stato implementato uno shortcut o collegamento rapido nella sezione associazioni per accedere rapidamente alla lista associati.
    
  • Tutte le procedure di fatturazione sono state adeguate agli standard di fatturazione elettronica 1.3.1.
    
  • E’ stata inibita la possibilità di download della lettera di conferma dalla user area per gli utenti che sono in stato amministrativo sospeso.
    
• IMS
  • Anche IMS ha ereditato la nuova gestione della tassa di soggiorno per le prenotazioni alberghiere.

Correzioni Bug ed Anomalie

• W0-I1552 – E’ stato corretto un BUG che affliggeva l’editing di una anagrafica dalla sezione Gruppi online
• W0-I1524 – E’ stato corretto un BUG che affliggeva l’apertura e la chiusura dei nodi di un budget in IMS.
• W0-I1550 – Sono stati inseriti i campi Username e Password dei revisori nello strumento Query to Excel per la sezione Abstract.
• W0-I1551 – E’ stato corretto un BUG che affliggeva la funzionalità di Gestione Compensi per i relatori.
• W0-I1556 – E’ stata ottimizzata la procedura di recupero della rendicontazione evento per il plugin FAD Hippocrates 3.
• W0-I1558 – E’ stata introdotta una facilitazione che imposta la normalizzazione a tutto maiuscolo per il campo Codice Destinatario per la fatturazione elettronica.

Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.

Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.