Abstract

La piattaforma permette di raccogliere abstract in tre modalità complementari: modalità testuale con definizione della struttura dell’abstract e impostazione numero massimo di parole e numero massimo di battute; modalità documentale con il caricamento di un file (ad esempio un documento Word o RTF); caricamento di immagini, grafici, schemi, figure, alle quali può essere associato un equivalente in battute.

Ogni abstract è descritto da un set di informazioni standard: titolo, topic di appartenenza, corresponding Author, lista degli autori (fra cui il Presenting Author). Per il Presenting Author può essere prevista una iscrizione obbligatoria al congresso, gestibile direttamente dal sistema.

Il processo di raccolta può includere anche la candidatura degli abstract per scholarship o grant e dare diritto a: iscrizione gratuita, benefit aggiuntivi o rimborsi spese (viaggio, alloggio, ecc.). Queste informazioni vengono tracciate e rese disponibili nelle fasi di valutazione e di selezione.

Il modulo supporta un workflow di revisione online in cui i revisori consultano, valutano e commentano gli abstract. La valutazione può basarsi su un giudizio unico o oppure su una media di più criteri di valutazione configurabili. Esiste poi un’interfaccia specifica per i capi revisore, che possono monitorare l’andamento dei voti, forzare decisioni, accettare o rifiutare un abstract, cambiare topic di assegnazione. Il sistema permette, se previsto, di abilitare la modifica dell’abstract, anche dopo l’invio, entro una certa data limite.

Dal lato organizzativo, il backoffice dispone di strumenti avanzati quali: inserimento manuale di abstract; collegamento degli abstract alle iscrizioni; estrazione dei dati. In aggiunta, il modulo consente di gestire in modo centralizzato tutta la fase di comunicazione delle decisioni come invio delle lettere di accettazione o rifiuto; mail merge basato su modelli Word, per produrre comunicazioni personalizzate; possibilità di automatizzare completamente invii (per esempio, al cambio di stato da “valutato” a “accettato/rifiutato”).

Il modulo è integrato con il modulo Programma Scientifico: gli abstract accettati possono alimentare in modo semi-automatico la composizione del programma dell’evento; è possibile generare facilmente sessioni poster o sessioni orali basate sugli abstract selezionati. Infine, il sistema prevede un’anagrafica delle tipologie di abstract completamente personalizzabile e attivabile evento per event, un’anagrafica dei topic flessibile.