Gestione iscrizioni

Dalle iscrizioni è possibile lavorare su ogni iscritto come insieme di “oggetti” gestionali, assegnabili singolarmente o in modo massivo: quote di iscrizione e categorie congressuali, corsi e percorsi formativi, corsi ECM, servizi aggiuntivi, viaggi, transfer e servizi di trasporto, pernottamenti e allotment alberghieri. Ogni oggetto è tracciato, modificabile e riconducibile alla singola iscrizione, consentendo una visione completa e coerente del partecipante.

Da backoffice si gestisce l’intero ciclo di comunicazione legato alle iscrizioni: lettere di conferma e di convocazione, visa invitation letter per i partecipanti internazionali, voucher hotel e documenti di servizio. Le comunicazioni possono essere gestite anche in modo massivo: il sistema elabora i documenti, li converte in PDF e li invia come allegati a mail individuali

Produzione di liste operative quali: lista iscritti, master operativo, rooming list hotel, transfer list. A queste si affianca un potente sistema di estrazione dati: tramite query personalizzate. Anche quando non esiste ancora un report “standard”, l’utente può realizzare in autonomia gli export di cui ha bisogno, senza richiedere interventi tecnici.

La gestione del conto per ogni iscritto è pensata per offrire la massima flessibilità: definizione dell’entità pagante per ogni oggetto (partecipante stesso o azienda); possibilità di avere paganti differenti per diverse componenti; allineamento con il modulo fatturazione.

Da backoffice si governa in modo centralizzato anche il fronte web: per ogni evento e per ogni oggetto è possibile decidere cosa rendere disponibile o meno sui moduli di iscrizione online.
Questo garantisce coerenza fra logica gestionale interna e user experience esterna, con la sicurezza di avere sempre sotto controllo cosa l’utente finale può vedere e scegliere.

La sezione backoffice iscrizioni è progettata per ridurre al minimo il lavoro manuale, con processi di invio massivo delle lettere di conferma/convocazione con gestione automatica di template, PDF e invio mail. Inoltre è possibile attribuire massivamente i servizi, viaggi e pernottamenti. Si dispone di un filtro ad etichette combinate per costruire target precisi su cui applicare azioni massive. Anche la stampa dei badge è integrata in questa area, insieme a numerose altre stampe ed esportazioni operative.