A.I.O.M. Servizi S.r.l. è una realtà di riferimento nell’organizzazione di eventi, congressi e attività formative in ambito medico-scientifico, con una specializzazione consolidata nell’oncologia e nella gestione di eventi ECM ad alta complessità. Un contesto che richiede precisione operativa, affidabilità dei processi e una forte capacità di integrazione tra tecnologia e organizzazione.
In questo scenario si inserisce un percorso evolutivo pluriennale, nato con l’obiettivo di ripensare in modo strutturale la gestione dei processi di censimento, registrazione e accredito dei partecipanti, sia individuali sia organizzati in delegazioni. La sfida era sviluppare una soluzione performante e flessibile, capace di adattarsi alla struttura associativa di A.I.O.M., di gestire percorsi di registrazione e politiche tariffarie personalizzate e di integrare nativamente le attività di accredito, controllo accessi e tracciatura delle presenze ai fini ECM e statistici.
Un progetto cresciuto nel tempo grazie a un approccio orientato all’innovazione continua e a una relazione basata sulla fiducia reciproca, che ha trasformato una collaborazione tecnologica in una partnership strategica di medio-lungo periodo, a supporto dell’evoluzione organizzativa e digitale di A.I.O.M. Servizi.
Partner tecnologici
- M&P Informatica Srl – Fornitura software gestionale con integrazione API e gestione della componente associativa
- OnTime Srl – Accrediti informatizzati, badge printing, rilevamento presenze ai fini ECM e controllo accessi on site
Edizione 2022 – La necessità di evoluzione
📍 1–3 ottobre 2022 – Marriott Park Hotel, Roma | 2.730 partecipanti
L’edizione 2022 del Congresso Nazionale evidenzia importanti criticità strutturali nei processi di gestione delle iscrizioni e degli accrediti.
La segreteria organizzativa utilizza un software semplice e non strutturato, con un forte carico di attività manuali:
- raccolta delle iscrizioni via email,
- gestione delle delegazioni tramite file Excel,
- assenza di un database centralizzato e normalizzato.
Questa modalità operativa non consente:
- integrazioni API,
- procedure di accredito self-service,
- né un collegamento diretto con la situazione associativa AIOM.
Di conseguenza tutti i badge vengono pre-stampati, la segreteria onsite viene suddivisa per canali alfabetici, nelle prime ore dell’evento si generano code significative e le nuove iscrizioni onsite risultano lente e complesse.
Anche le attività gestite da OnTime risentono della mancanza di integrazione tra i sistemi utilizzati.
Al termine dell’evento viene proposto un incontro strategico con A.I.O.M. Servizi e M&P Informatica, con l’obiettivo di individuare una soluzione software integrata in grado di razionalizzare e digitalizzare l’intero ecosistema eventi.
Da questo confronto nasce una nuova collaborazione che porta allo sviluppo di AIOM ID:
uno strumento paragonabile a uno SPID associativo, capace di verificare in tempo reale, tramite API, la posizione societaria dell’utente durante le fasi di iscrizione.
Questo passaggio rappresenta la fondazione tecnologica su cui costruire l’evoluzione degli eventi futuri.
Edizione 2023 – L’inizio dell’evoluzione
📍 10–12 novembre 2023 – Marriott Park Hotel, Roma | 2.850 partecipanti
L’edizione 2023 segna un primo, concreto salto di qualità.
Le preiscrizioni individuali e di delegazione avvengono in modo fluido, con:
- dati strutturati,
- eliminazione delle duplicazioni anagrafiche,
- maggiore affidabilità del database.
Contemporaneamente è stato introdotto il processo di accredito self-service: tutti i partecipanti hanno ricevuto una comunicazione preliminare con QR Code personale, hanno potuto utilizzare i totem di self accreditation posizionati all’ingresso e stampare autonomamente il proprio badge Butterfly. Il sistema si è dimostrato estremamente efficace, con un aumento costante degli accrediti self e un immediato alleggerimento del carico operativo per la segreteria organizzativa.
Il sistema si dimostra estremamente efficace:
gli accrediti self crescono costantemente e la segreteria organizzativa ne percepisce immediatamente i benefici in termini di riduzione del carico operativo.
Il rilevamento presenze ECM avviene ancora tramite portali UHF, gestiti da OnTime, soluzione affidabile ma non ancora pienamente integrata con il gestionale M&P Informatica.
Questo comporta un lieve rallentamento nelle fasi di elaborazione dei dati, che diventa oggetto di analisi nel debrief post-evento.
L’edizione si chiude con grande successo e con una chiara direzione evolutiva condivisa.
Edizione 2024 – Integrazione, sostenibilità e controllo totale
📍 8–10 novembre 2024 – Marriott Park Hotel, Roma | 2.850 partecipanti
L’edizione 2024 rappresenta una svolta decisiva.
Oltre a un processo di accredito self ormai perfettamente rodato, viene introdotto un sistema di tracciatura degli accessi capillare, esteso a:
- tutte le sale ECM,
- tutte le sale non ECM,
- ogni singola sessione.
Il rilevamento avviene tramite palmari Wi-Fi a lettura ottica, consentendo:
- gestione del dato in tempo reale,
- invio immediato delle presenze al gestionale CMS del cliente,
- produzione di report statistici estremamente dettagliati.
La sostituzione dei portali UHF con i palmari Wi-Fi consente inoltre di utilizzare badge completamente riciclabili, contribuendo in modo concreto al percorso di sostenibilità ambientale intrapreso da A.I.O.M.
Ancora una volta, la perfetta sinergia tra OnTime e M&P Informatica permette ad A.I.O.M. Servizi di offrire un servizio altamente performante, preciso e affidabile.
Edizione 2025 – Autonomia operativa completa
📍 7–9 novembre 2025 – Marriott Park Hotel, Roma | 2.850 partecipanti
L’edizione 2025 rappresenta la piena maturità del progetto.
La segreteria organizzativa A.I.O.M. Servizi gestisce in completa autonomia:
- il setup del Congresso Nazionale,
- il popolamento del programma scientifico (ECM e non),
- la pagina di iscrizione evento,
- l’e-commerce espositori,
- la gestione delle delegazioni.
Questo è l’obiettivo ultimo perseguito da M&P Informatica e OnTime:
rendere l’organizzatore indipendente, grazie a strumenti progettati con logiche corrette, intuitive e scalabili.
Durante l’evento:
- ogni risorsa A.I.O.M. conosce perfettamente il proprio ruolo,
- non è richiesta assistenza onsite da parte del supporto M&P,
- i partecipanti, ormai fidelizzati, utilizzano in modo naturale i processi self e i sistemi di rilevamento presenze.
Conclusione
Dal 2022 al 2025, la collaborazione tra A.I.O.M. Servizi, M&P Informatica e OnTime ha trasformato radicalmente la gestione di uno dei più importanti appuntamenti medico-scientifici nazionali.
Anno dopo anno, A.I.O.M. Servizi ha individuato nei due partner tecnologici un punto di riferimento solido, affidandosi a un percorso di rimodulazione dei processi che ha portato:
- maggiore efficienza operativa,
- autonomia gestionale,
- controllo totale dei dati,
- elevati standard qualitativi per organizzatori e partecipanti.
Oggi il Congresso Nazionale A.I.O.M. rappresenta un caso virtuoso di evoluzione digitale applicata al mondo ECM, dove tecnologia, competenza e fiducia lavorano insieme per creare valore.