Il “trigger” del cambiamento

La nuova versione di specifiche Age.na.s – 1.19 – ha introdotto una serie sostanziale di cambiamenti tale da portarci a domandarci se, oltre ad adempiere le esigenze normative, vi fossero aree nelle quali introdurre miglioramenti per l’operatività dei nostri clienti.

Visto che la maggior parte dei provider ECM utilizza i nostri strumenti, abbiamo pensato di rivedere almeno due degli elementi con i quali il provider abitualmente opera.

Primo Elemento: La maschera del corso ECM

Ci siamo resi conto che la compilazione di questa maschera era poco logica a livello sequenziale e soprattutto mischiava un po’ di concetti che diventavano anche difficili da associare per l’utilizzatore finale. Così abbiamo pensato di mettere un po’ di ordine 🙂

Prima di tutto sceglierete quale anagrafica di Provider ECM impiegare. Poi inserirete il codice di accreditamento, l’edizione ed il titolo. Poi dettaglierete i parametri di data, durata, percentuale minima di presenza e numero di crediti previsti.

Il campo opzione che “sancisce” che questo corso ECM debba essere attribuito a tutti gli iscritti all’evento – flag Predefinito – è stato reso più evidente ed è il primo tra i campi opzione.

Poi ci sono i dati di dove si svolge l’attività – sede, località, provincia – e subito dopo la categorizzazione del corso a livello di normativa (Tipologia Formazione, Tipologia Formativa, Tipologia Evento).

E’ stato dato più spazio alla sezione dell’obiettivo formativo introducendo anche il campo “Casi Speciali”, al momento attivo solo per alcuni obiettivi formativi.

Ultimo passaggio, i campi relativi alle numeriche: il flag di controllo sul Numero Chiuso e la capienza fisica della sala ovvero quante persone di vari ruoli potranno essere presenti contemporaneamente nella sala; il numero di partecipanti accreditati (ruolo P) ed il flag di controllo sulla possibilità di fare iscrivere uditori e di poter stabilire anche un eventuale numero massimo di uditori.

Sono invece stati spostati sulla tab “Criteri di validazione e attribuzione crediti” alcuni campi che hanno maggiore attinenza con questa tematica.

Il campo che ci permette di tracciare che tipologia di rilevamento presenze attueremo al nostro evento è stato posizionato in corrispondenza del flag di “Richiesti presenza”.

Il campo di deadline per la compilazione del questionario ECM, che permette di impostare sulla piattaforma esterna usata per la FAD, una data limite entro la quale si dovrà compilare il quiz, è stato posizionato in corrispondenza del flag “Richiedi Quiz ECM”.

Un dettaglio importante riguarda invece il Responsabile Scientifico. La nuova normativa ne prevede il ruolo tra quelli aventi diritto ad un numero specifico di crediti ECM. Per questo motivo si dovranno iscrivere i vari personaggi con i relativi ruoli proprio come si faceva sino a ieri con i partecipanti, gli uditori ed i relatori. Abbiamo però lasciato un campo “Responsabile Scientifico” sulla tab “Accreditamento e Note” unicamente perché è il campo testuale libero che poi comparirà sull’attestato ECM, qualora impostato. In sostanza, se anche aveste più iscritti all’evento come responsabili scientifici, potrete forzare con questo campo che cosa dovrà comparire sull’attestato ECM in luogo del rappresentate legale.

Quindi, niente di stravolgente; semplicemente un po’ più ordinato.

Secondo Elemento: La procedura di consuntivazione ministeriale

Su questo tema, i più “duri e puri” utilizzatori di CMS ormai erano diventati cintura nera di questa procedura: sapevano interpretare i log di scarto spesso meglio dei nostri tecnici 😉.

E questa procedura, perfettamente funzionante, era anche lo specchio dell’animo un po’ ligure del software: affidabile ma ermetico, a tratti criptico.

Ci siamo fatti queste domande: “Il nostro utente medio che cosa vorrebbe? Quali lamentele e segnalazioni abbiamo ricevuto su questo punto nel corso del tempo?”

La risposta è stata all’unisono “Uno strumento più semplice e completo che possa dare una visione o una fotografia di tutti gli iscritti al corso da un unico punto”. E ovviamente che permettesse di generare facilmente i file per la consuntivazione ministeriale.

Abbiamo appreso da molti di voi che, spesso, nelle procedure di qualità interne delle vostre realtà, vengono archiviati file excel – in alcuni casi il formato xls per la consuntivazione ministeriale – proprio per tenere una “fotografia” della consuntivazione tra gli atti o documenti interni del progetto.

Visto che, per un certo periodo di tempo, la nuova normativa ci avrebbe imposto di mettere a disposizione dell’utente un punto di menu per esportare sia consuntivi XML versione 1.18 che 1.19, abbiamo deciso di unire l’utile al dilettevole ed il risultato è quello che potete vedere in questa immagine.

La nuova procedura di consuntivazione ministeriale è accessibile sempre dal pulsante Dati della sezione Corsi ECM, alla voce “Consuntivo evento E.C.M.”.

Questa maschera vi propone sulla parte sinistra i dati della vostra attività ECM selezionata; sulla parte destra invece trovate il riepilogo della configurazione dei criteri di validazione e attribuzione crediti.

Queste sezioni si compilano dinamicamente in base ai flag che avrete impostato sulla scheda ECM del corso. Ovviamente la parte sottostante ovvero il report/fotografia degli iscritti, si comporterà in base ai criteri che avrete impostato.

Vediamo nello specifico come interpretare le colonne di questo report.

Il report nel dettaglio

Le prime tre colonne riportano il nominativo, il codice fiscale ed il ruolo ECM con il quale il partecipante è stato iscritto al corso. Quindi, anche se non sono ancora in procinto di svolgere le attività di consuntivazione ministeriale, ma volessi controllare un riepilogo delle iscrizioni ad un mio corso ECM, potrei utilizzare tranquillamente questa maschera anziché il report di dettaglio iscrizioni.

Da un primo colpo d’occhio, ad esempio, risulta subito evidente l’assenza del codice fiscale per alcuni individui tra gli iscritti. E se per un uditore la cosa potrebbe essere trascurabile, nel caso di un partecipante questo dettaglio può immediatamente spingermi ad una azione proattiva per ottenere il codice fiscale dell’individuo.

Subito dopo troviamo altre tre colonne di check di elementi fondamentali per la consuntivazione ministeriale, a prescindere dalla tipologia formativa e dei criteri di valutazione e attribuzione che potrebbero essere stati impostati sul corso.

Verifica Anagrafica assume valore KO quando dati fondamentali come il codice fiscale risultano mancanti. Se invece l’anagrafica è completa, allora il campo diventa verde ed assume valore OK.

Verifica Inquadramento assume valore KO qualora in anagrafica non sia impostato nessun valore per il tipo di inquadramento professionale. Altrimenti assume il valore OK ed il campo diventa verde.

Verifica Specializzazioni assume valore KO e colore rosso quando le specializzazioni censite sull’anagrafica non corrispondono a quelle accreditate. Questo controllo avviene ovviamente solo per il ruolo P (Partecipante) perché i ruoli faculty non devono avere questo tipo di verifica. E gli uditori comunque non prendono crediti.

Ovviamente per coloro che dovranno prendere crediti avremo necessariamente bisogno che queste tre colonne siano tutte in stato OK con sfondo verde.

Passiamo ora alle altre colonne, quelle legate specificamente alle impostazioni dei criteri di validazione.

Data Attribuzione può assumere differenti valori. Se NON impostiamo il criterio di verifica di questo campo, allora troveremo in tutte le righe la data di fine corso. Se invece abbiamo abilitato il controllo di data attribuzione crediti, il sistema riporterà la data sono per quei record che effettivamente hanno già il campo compilato.

Quiz può assumere differenti valori. Se NON impostiamo il criterio di verifica Quiz, allora troveremo su tutte le righe il simbolo NP. Questo simbolo indica che il Quiz non è previsto per questo corso e dunque non influirà sulla presenza del nominativo sul consuntivo XML. Se invece abbiamo abilitato il controllo di verifica del Quiz, allora il campo potrebbe assumere un valore KO in caso di non superamento del numero minimo di risposte esatte, OK in caso di raggiungimento del numero minimo di risposte esatte. Oltre a questo dettaglio verrà riportato, a fianco, il numero di risposte esatte sul numero totale di risposte date. Per i ruoli per i quali il Quiz non è richiesto troveremo ugualmente la dicitura NP.

Gradimento può assumere differenti valori, in maniera simile alla colonna precedente. Se non abilitiamo il criterio di verifica Gradimento, allora troveremo su tutte le righe il simbolo NP, poiché non previsto. Se invece abilitiamo questo controllo, allora il sistema ci indicherà OK per coloro che, essendo elegibili potenzialmente di ricevere crediti, hanno compilato il gradimento e indicherà KO se questi non avessero ancora compilato il questionario. NP sempre per coloro che hanno un ruolo che non richiede questo vincolo.

Presenza può assumere differenti valori, come le precedenti colonne, e ci offre dei dettagli in più, qualora siano stati popolati correttamente i dati di presenza sull’iscrizione ECM. Anche in questo caso se NON abilito il criterio di verifica presenza, allora vedrò NP su tutte le righe. Se invece lo abilito vedrò OK sui ruoli che non hanno un vincolo di presenza, come ad esempio i faculty – o gli uditori – Vedrò OK o KO invece sui partecipanti in base alla percentuale di presenza rispetto alle ore del corso, in base a quanto impostato sulla maschera ECM. In aggiunta verrà anche visualizzato il dettaglio di presenza tra parentesi, ovvero il confronto tra il tempo registrato di presenza rispetto al tempo totale previsto dal corso.

Reclutamento, qualora il partecipante sia stato reclutato, ci riporterà il nome dell’azienda.

Crediti attribuiti riporterà il numero di crediti previsti per quel ruolo su quel corso; tuttavia questo dato non deve essere interpretato come se la persona stesse ricevendo quei crediti. Infatti, se l’ultima colonna “In Rapporto” non è spuntata, allora quel record NON riceverà crediti e non sarà rapportato ad Age.na.s nel file XML. Verrà invece rapportato nelle statistiche di fine anno tra coloro che non hanno ricevuto i crediti, insieme ai motivi per i quali non li ha ricevuti.

In sintesi questa visione di insieme ci permetterà di avere subito una risposta per ogni iscritto e di capire esattamente perché non viene incluso nel rapporto: ricordando che l’inclusione avviene solo quando tutti i criteri impostati vengono soddisfatti, capiremo se e dove intervenire. Ad esempio se un partecipante avesse tutte le ore di presenza, avesse superato brillantemente il questionario di valutazione apprendimento ed avesse compilato la qualità percepita, ma fosse sprovvisto in anagrafica dell’inquadramento professionale, potremo prendere contatto direttamente con lui per recuperare il dato oppure chiedergli di andare a censirlo sul suo profilo tramite user area dell’evento.

“Last but not least” abbiamo le funzioni di esportazione. La prima, “Esporta in Excel” vi permette di estrapolare questa griglia direttamente su un file Excel, come vedete in questa immagine.

Questo export può tranquillamente far da sostituto più completo a quello che in precedenza veniva utilizzato per avere una forma intellegibile del file XML.

La funzione di Generazione consuntivo XML invece vi creerà su un percorso da voi specificato, il file XML contenente UNICAMENTE i record con flag “In Rapporto”. Niente più file di log, niente messaggi strani da dover interpretare. Tutto è stato anticipato sul report in griglia che fa la valutazione di tutti i parametri e vi racconta già che cosa verrà rapportato e cosa no.

Siamo abbastanza sicuri che questa innovazione sarà particolarmente apprezzata da molti di voi, ma sappiamo anche che potrebbe ancora migliorare e alcune idee le abbiamo già a riguardo.

Vi saremmo comunque grati di qualsiasi feedback possiate condividere con noi.

P.S. il vecchio/nuovo file Excel, che tanto amate, al momento non è ancora pronto, ma siamo certi che i nuovi strumenti siano molto meglio 🙂

Buon lavoro!

Cosa succede?

Succede che il mercato cambia e le dinamiche operative si fanno sempre più rapide ed esigenti. Quando questo accade, le soluzioni informatiche devono offrire un supporto che permetta la semplificazione del lavoro, dove questo è possibile e soprattutto dove ci si aspetta che accada.

Abbiamo sfruttato un suggerimento/esigenza di un nostro cliente per implementare questa nuova funzionalità di gestione “pacchettizzata” dell’iscrizione: come indicato nelle note di rilascio, in precedenza ci si aspettava che fosse o l’iscrivendo stesso a scegliersi i servizi tra quelli compresi nella sua quota di iscrizione, piuttosto che fosse l’operatore di Backoffice a doverli attribuire, per singolo o per gruppo di iscritti.

Questa dinamica di gestione molto sartoriale richiede oggi delle tempistiche operative impegnative e tende a derivare rispetto all’andamento del mercato.

Con la versione 1.11.18 è stata quindi introdotta la possibilità di definire dei pacchetti o preset di configurazione legati alle Categorie/Tariffe di iscrizione.

Quindi se io mi iscrivo ad un evento come categoria Delegate, Quota Full, potrò ereditare automaticamente una serie di servizi con specifiche quantità: ad esempio potrei avere diritto a 4 lunch box (servizio che possiamo creare come tipologia carnet), ad una cena sociale ed un welcome cocktail oltre ad un kit congressuale. E se un operatore di backoffice mi avrà iscritto ad un evento con quella stessa categoria/tariffa, automaticamente mi verranno attribuiti gli stessi servizi.

Quindi il primo grande cambiamento è che questa dinamica opera non solo sulle automazioni delle iscrizioni online ma anche sull’operatività di Backoffice.

Con questa guida andremo a simulare quello che abbiamo appena descritto.

Prima Tappa: la configurazione dei Servizi

La prima cosa da fare è fissare una condizione logica: si crea un pacchetto quando io faccio “pagare” una quota di iscrizione che comprende già una serie di servizi/corsi/ecm.

Con questo presupposto abbiamo un primo aspetto fondamentale da tenere presente: possiamo creare un pacchetto o preset di iscrizione solo includendo dei servizi/corsi/ecm che abbiano al loro interno una tariffa con importo uguale a 0,00 EUR (o altre valute).

Non faremo schermate per questo passaggio: siamo sicuri che sapete bene come creare una tariffa con importo a 0, valida sempre.

Vi ricordiamo solamente che se volete che la tariffa sia sempre valida dovete o mettere una data “fino al” che corrisponda alla fine del vostro evento, oppure potete popolare le due soglie tariffare “fino al” e “oltre il” con la stessa data, riportando gli stessi importi (in questo caso 0,00).

Ok, quindi abbiamo creato i nostri servizi con una tariffa T0 con importo 0,00 EUR e non abbiamo assolutamente pubblicato sul web questa tariffa. Il servizio ovviamente potrebbe anche avere altre tariffe, non a zero e pubblicate sul web.

Per questa mini guida ci concentreremo solo su un pacchetto di servizi. Quindi ora passiamo alla tappa successiva.

Seconda Tappa: Creazione del pacchetto iscrizione

Per prima cosa dobbiamo cliccare sulla nuova voce di menu presente nel drawer applicativo (il menu laterale), nella sezione Tabelle: la voce si chiama “Pacchetti Iscrizioni”.

Una volta entrati nella sezione, clicchiamo il pulsante “Nuovo”. Potremo indicare una Descrizione del pacchetto che ci servirà per uso interno, per identificare quella specifica configurazione di preset. Chiameremo in questo esempio il nostro pacchetto “Preset Delegate FULL”.

Poi andremo ad inserire la lista dei servizi inclusi in questo pacchetto attraverso gli altri campi della prima maschera.

Per ogni servizio che vogliamo includere nel pacchetto dovremo specificare Tipo Gestione, Servizio e Tariffa.

Selezionando da Tipo Gestione la voce “Servizi” si caricherà la tendina di fianco con la lista dei servizi presenti; verranno visualizzati solo i servizi che prevedono una tariffa con importo 0,00.

Una volta selezionato il servizio verranno caricate le tariffe a 0,00 previste per quel servizio. Dobbiamo sceglierne una.

A questo punto cliccare il pulsante “Salva voce” in modo da aggiungere il nostro servizio nella griglia di riepilogo del pacchetto.

Ripetiamo gli stessi passaggi anche per gli altri servizi previsti. Per i servizi di tipo Carnet potremo anche dettagliare la quantità prevista di assegnazioni al singolo individuo.

Siamo arrivati a questa configurazione finale quindi.

A questo punto dobbiamo specificare per quali configurazioni tariffarie prevediamo che il pacchetto o preset debba operare. Per farlo dobbiamo spostarci sul tab “Categorie/Tariffe” sempre di questa maschera.

Clicchiamo il pulsante “Apri la gestione delle categorie/tariffe” e selezioniamo dalla lista la tariffa per la quale vogliamo applicarlo, in questo caso la “Tariffa FULL”.

Non è necessario cliccare la categoria. Questa operazione selezionerebbe automaticamente tutte le tariffe della categoria, quindi va fatta solo se effettivamente vi serve ottenere questo risultato.

Clicchiamo OK e poi clicchiamo il tasto Salva della nostra maschera principale.

A questo punto il nostro pacchetto è pronto. Possiamo verificarne il funzionamento andando ad aggiungere un utente di prova al nostro evento da Backoffice.

Dopo aver salvato l’iscrizione, proviamo ad entrare per verificare se i servizi effettivamente sono stati attribuiti.

Ecco fatto! Semplice vero? E se ho già delle iscrizioni e volessi aggiornare gli iscritti che hanno quella tariffa con la configurazione prevista solo adesso dal pacchetto? Non ci sono problemi!

E’ stata preparata anche una funzione di assegnazione o aggiornamento massivo delle iscrizioni in base ai pacchetti configurati in modo “postumo”.

Dalla sezione Iscrizioni, tasto Dati, nella sezione Assegnazioni Multiple, è stata inserita una nuova voce “Assegna/aggiorna pacchetti iscrizione”.

La procedura chiede una prima conferma di invocazione che l’utente deve confermare (essendo una operazione massiva poi non si torna indietro).

Dopo aver dato conferma dell’operazione, tutte le iscrizioni che ancora non hanno i servizi previsti dal pacchetto, verranno normalizzate.

Le stesse dinamiche si innescano quando un utente effettua una iscrizione online al nostro evento: in automatico gli verranno attribuiti i servizi e questo dettaglio gli verrà esposto visivamente in fase di riepilogo iscrizione e nella mail di outcome registration.

Anche le procedure del MICE Suite Desk tengono conto delle configurazioni di pacchetto e quando vengono create nuove iscrizioni on site o si modificano delle iscrizioni, anche in quel caso viene applicato il pacchetto.

Fine! 🙂

Buon lavoro!