E’ da alcuni anni ormai che, in tutti gli Stati membri UE, il Regolamento Ue 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation) – relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali, è ormai entrato in vigore.
Il GDPR nasce da precise esigenze, prima fra tutte la grande mole di dati di carattere personale che, attraverso la digitalizzazione dei canali, le aziende hanno la possibilità di raccogliere.
La regolamentazione va a indicare le corrette procedure da adottarsi nel momento della raccolta dei dati e necessarie in materia di consenso, e al momento della loro conservazione stabilendo le finalità considerate lecite. Nel nuovo Regolamento viene definito un principio già riconosciuto dal Garante per la Privacy, che prevede sia responsabilità del possessore dei dati sensibili conservarli in maniera corretta. Inoltre in caso di attacchi informatici o furti la responsabilità è da attribuirsi a chi detiene il dato e non a chi lo ha fornito, e sarà necessario verificare che l’azienda abbia messo in atto tutte le tutele e le procedure del caso: per i trasgressori le sanzioni possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato. Per le imprese, sono particolarmente importanti i capitoli relativi agli obblighi del responsabile del trattamento dei dati, che dovrà essere nominato all’interno di ciascuna azienda.
Implementazioni
- CMS
- Con questa versione è stata completata la gestione online della tassa di soggiorno sugli alberghi. A partire da questa release infatti il conteggio delle tasse di soggiorno impostate sugli allotment verrà eseguito correttamente anche dal flusso di iscrizione online. Varranno sempre le regole impostate su ogni singolo allotment, pertanto di volta in volta la tassa di soggiorno potrebbe essere in pagamento diretto oppure presso hotel.
- A seguito della recente delibera Age.na.s relativa alla valutazione della percentuale di presenza, tutti i nostri report standard sono stati aggiornati con la dicitura riportante il 90% delle ore di presenza e non più il 100%. Qualora disponiate di report personalizzati per le stampe specifiche del contesto ECM, queste dovranno essere personalizzate nuovamente, qualora desideriate disporre della nuova dicitura. Per questo tipo di attività vi invitiamo a contattare la nostra segreteria.
- A partire da questa versione, per i clienti in possesso del modulo CMS Fatturazione, sarà possibile registrare anche note di credito associate a documenti passivi. Una nota di credito passiva andrà ovviamente ad abbattere l’imponibile consuntivabile a budget della fattura passiva. Qualora ci si trovi ad affrontare la situazione di dover registrare una nota di credito passiva su una fattura già consuntivata su una voce di budget, tale operazione genererà un importo negativo in fase di residuo consuntivabile della fattura e tale situazione dovrà essere normalizzata manualmente da parte dell’operatore.
- A partire da questa versione è possibile acquistare un modulo di integrazione con il servizio di mailing MailUP. Per ulteriori informazioni vi invitiamo a contattare la nostra segreteria.
- A seguito di suggerimenti da parte vostra, abbiamo implementato una nuova modalità di visualizzazione della tabella di disponibilità allotment: sarà possibile a partire da questa versione, attivare la visualizzazione delle disponibilità numeriche per notti delle varie camere in allotment. Questa miglioria dovrebbe rendere più semplice ai reparti booking, la valutazione della disponibilità per la vendita.
- A partire da questa versione, per i clienti che hanno il modulo CMSWEB e che lo utilizzano secondo la modalità tradizionale di gestione accompagnatori, sarà possibile, in fase di iscrizione, definire con quale quota iscrivere ciascun accompagnatore. Non vi sarà più il vincolo di una sola quota per accompagnatori e questo dovrebbe permettere una gestione più elastica del flusso di iscrizione, rispetto a quanto avveniva in precedenza.
- IMS
- A seguito di suggerimenti da parte vostra, abbiamo implementato una nuova modalità di visualizzazione della tabella di disponibilità allotment: sarà possibile a partire da questa versione, attivare la visualizzazione delle disponibilità numeriche per notti delle varie camere in allotment. Questa miglioria dovrebbe rendere più semplice ai reparti booking, la valutazione della disponibilità per la vendita.
- Con questa versione abbiamo introdotto la possibilità di generare delle stampe di preventivo anche omettendo il pricing di vendita dettagliato. In sostanza adesso è possibile decidere se esporre un costo a pacchetto per un elenco di servizi messi a budget oppure se visualizzare anche il dettaglio dei pricing applicati sul singolo servizio. Operativamente non cambia nulla rispetto al metodo di inserimento attuato sino ad ora. Si tratta semplicemente di una differente rappresentazione visiva del report. Da questa versione, quando invocherete la maschera di stampa preventivo cliente, comparirà una piccola finestra di opzioni che vi permetterà di scegliere se attivare o meno l’omissione dei prezzi al dettaglio.
- Sono stati inseriti (solo per clienti con pianificazione finanziaria attiva) nella griglia riepilogavita di autorizzazione mandati e nel componente di ricerca i campi “Data inizio commessa” e “Codice Anag. Contabile Fornitore”
- A partire da questa versione, per i clienti in possesso del modulo IMS Fatturazione, sarà possibile registrare anche note di credito associate a documenti passivi. Una nota di credito passiva andrà ovviamente ad abbattere l’imponibile consuntivabile a budget della fattura passiva. Qualora ci si trovi ad affrontare la situazione di dover registrare una nota di credito passiva su una fattura già consuntivata su una voce di budget, tale operazione genererà un importo negativo in fase di residuo consuntivabile della fattura e tale situazione dovrà essere normalizzata manualmente da parte dell’operatore.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- Con questa versione sono stati estesi i campi esportati e gestiti dal sistema nel modello di Invitation Letter. Attualmente tutti i campi necessari per l’emissione della invitation letter per l’ottenimento del Visto sono presenti e gestiti; è stato di conseguenza aggiornato il modello standard di invitation letter disponibile dal menu Modelli.
- E’ stato corretto un Bug che affliggeva l’esportazione della lista ordini per i fornitori. Con questa versione la problematica non dovrebbe più presentarsi
- E’ stato corretto un Bug sulle impostazioni Web che, anche senza aver attivato l’omissione della tariffa di iscrizione, segnalava all’operatore la necessità di impostare una tariffa di default. Con questa versione il falso avviso è stato normalizzato.
- E’ stato corretto un bug che affliggeva lo sblocco dei pagamenti elettronici sospesi quando erano presenti più accompagnatori per una stessa iscrizione. Il bug si è introdotto durante un rilascio di una implementazione ed è stato prontamente corretto.
- IMS
- E’ stato corretto il funzionamento dei report di Budget di IMS che, differentemente da CMS, non “seguivano” le impostazioni di espansione/contrattura definite sulla griglia di Budget. Con questa versione la problematica è stata risolta.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.
Implementazioni
- CMS
- Con questa versione è stata introdotta la possibilità di omettere, online, nella pagina di registrazione all’evento, la casella di selezione della tariffa di iscrizione. Per attivare questa funzionalità sarà necessario configurare una tariffa predefinita per ciascuna categoria congressuale, con valore di vendita pari a 0,00 EUR. Il codice da utilizzare per tale tariffa sarà TP0 e la descrizione della tariffa interna dovrà essere “Predefinita”. L’opzione risulta attivabile dalla sezione Moduli Web -> Generale, sezione opzioni.
- IMS
- Con questa versione si è conclusa una fase di implementazione sulla gestione dei viaggi del partecipante. Da questo momento sarà possibile allegare un documento per singolo viaggio; questi allegati potranno essere inclusi nell’invio singolo o massivo delle lettere di convocazione.
- A seguito di una valutazione con alcune agenzie abbiamo valutato di sbloccare i “neonati” campi di vincolo per la gestione degli extra baggages. Da questa versione il software provvederà a suggerire i valori di bagagli extra e kg extra, ma sarà possibile modificare tali valori liberamente, senza vincolo alcuno.
- Con questa versione sono state rilasciate alcune variazioni sulla logica di gestione di un evento con budget a magazzino. Sarà infatti possibile caricare nei budget di gruppo anche singoli servizi e non più intere etichette di raggruppamento. Sarà inoltre possibile variare l’importo di vendita sul singolo gruppo e sarà possibile caricare i servizi a pacchetto anche su preventivi non definitivi, permettendo in questo modo la stesura di varie proposte. I preventivi non definitivi per i gruppi costituiranno delle opzioni. E’ possibile per ciascun preventivo impostare un time limit oltre il quale il sistema, in totale autonomia, annullerà il preventivo e svincolerà i servizi inseriti in opzione. Solo i preventivi definivi verranno inseriti automaticamente nelle entrate del budget principale della commessa.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- Non risultano Bug aperti per questa versione.
- IMS
- Non risultano Bug aperti per questa versione.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.
Implementazioni
- CMS
- Con questa versione è stata introdotta la possibilità di applicare un surcharge sulle transazioni elettroniche derivanti dal flusso online di iscrizioni individuali ed aziendali. La funzionalità sarà fruibile attraverso la combinazione di due configurazioni: prima si dovrà configurare un servizio di tipologia Surcharge dalla lista servizi dell’evento; poi bisognerà attivare il flag di surcharge sulla linguetta Iscrizioni Individuali o Aziendali della maschera Moduli Web -> Generale. Qui potrete inserire una percentuale di surcharge che verrà sommata all’importo totale del carrello di iscrizione. Chiaramente questa modifica sarà disponibile solo per i clienti in possesso del modulo CMSWeb.
- IMS
- Con questa versione è stata modificata la procedura di caricamento delle aliquote IVA per un preventivo. Da questa versione su un evento in 74Ter verranno mostrate solo le aliquote appartenenti al regime 74Ter, altrimenti per le ordinarie verranno visualizzate solo le aliquote appartenenti al regime di IVA Ordinaria. Questi parametri possono essere configurati in autonomia sulla anagrafica di Tabelle IVA.
- Con questa versione è stata implementata la possibilità di esportare il budget di vendita in Excel, con campi formula per i totali. Questa funzionalità sostituisce l’esportazione in excel dei report di preventivo, eliminando la problematica delle righe vuote. Chiaramente questa esportazione non prevede un layout grafico ma è da intendersi come uno standard “grezzo” da poi lavorare graficamente se necessario. L’introduzione di questo motore permetterà di sviluppare anche esportazioni ad hoc per eventuali clienti. Se la vostra necessità è quella di fornire ai vostri clienti preventivi in excel su un loro standard, potete contattare il nostro reparto commerciale per una quotazione.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- E’ stato corretto un Bug che affliggeva l’assegnazione di una tariffa associativa. La problematica è stata risolta.
- E’ stato corretto un Bug che si verificava in fase di assegnazione di un servizio avente una delle nuove tipologie. La problematica è stata risolta.
- IMS
- Non risultano Bug aperti per questa versione.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.
Implementazioni
- CMS
- Da questa versione, per coloro che utilizzano la funzionalità di gestione pianificazione finanziaria, sarà possibile definire un mandato di pagamento con metodo “Carta di credito aziendale” da considerarsi già pagato. Tali tipologie di mandato comporteranno una attribuzione di stato pagamento come “pagato e riscosso” direttamente all’atto dell’emissione. Il PL sarà responsabile del mandato emesso con tale tipologia.
- Con la presente versione verrà distribuito anche l’aggiornamento di compatibilità per il tracciato 1.2 della fatturazione elettronica, secondo i format stabiliti dal Sistema di Interscambio. Tale implementazione permette ed apre le porte alla fatturazione elettronica anche tra privati (B2B). Per tale ragione abbiamo introdotto una variante sulla maschera di anagrafica cliente, linguetta Fatturazione Elettronica. Sono cambiate le diciture ed è stato introdotto il nuovo campo che identifica la tipologia di fatturazione elettronica che si utilizzerà per quel cliente: per le pubbliche amministrazioni sino ad oggi caricate in archivio e per le quali era già attiva la fatturazione elettronica, sarà impostato direttamente dall’upgrade di versione il valore corretto (fatturazione PA); per i privati iscritti al SDI sarà possibile emettere fatture elettroniche impostando il valore per la Fatturazione tra Privati. Il precedente tracciato non risulta essere più supportato dal SDI e di conseguenza è stato abolito dalle funzionalità di MICE Suite. Tutto l’archivio pregresso rimarrà comunque attivo.
- Da questa versione sarà possibile utilizzare una nuova tipologia di servizio, ovvero il transfer correlato alla prenotazione alberghiera. Sarà quindi possibile decidere di pubblicare online, sulla pagina di prenotazione alberghiera, la possibilità di richiedere un transfer con una serie di dettagli relativi all’arrivo ed alla partenza. In questo modo sarà possibile censire le preferenze dell’utente per il trasferimento principale verso la destinazione del pernottamento per l’evento e caricare in conto partecipante o cliente pagante, una tariffa specifica. Con le prossime versioni a questa funzionalità verranno correlate delle stampe di verifica per l’organizzazione dei transfer. Attenzione: per la gestione di un transfer sarà comunque necessario gestire la relativa sezione Viaggi & Transfer.
- Con questa versione si conclude il rilascio della funzionalità di multiplo tentativo per i quiz ECM. Infatti con questa versione sarà possibile visualizzare lo storico tentativi di ciascun discente per ciascun corso e sarà possibile effettuare delle stampe sul modello dell’attuale stampa esito quiz dettagliato.
- A seguito di alcuni suggerimenti ricevuti abbiamo introdotto la possibilità di visualizzare un link all’area di compilazione questionari ECM online anche dalla pagina del calendario eventi, anche avendo chiuso la possibilità di iscrizioni online. In questo modo, anche dal calendario il discente potrà avere un entry point per la User Area dove la funzionalità dei questionari ECM online sarà fruibile. Chiaramente queste modifiche saranno disponibili solo per i clienti in possesso sia del modulo CMS WEB che dei moduli User Area e Questionari ECM Online.
- A seguito di alcuni suggerimenti abbiamo introdotto la possibilità di visualizzare nel calendario eventi, per eventi a carattere ECM, alcuni dati supplementari; sarà infatti possibile visualizzare l’obiettivo formativo ed il razionale scientifico del corso ECM. Entrambe i dati corrispondono a campi presenti sull’anagrafica del corso ECM. Qualora questi campi non vengano dettagliati, automaticamente la pagina ometterà lo spazio che tali dettagli dovrebbero occupare.
- A partire da questa versione sarà possibile collegare la funzionalità di prenotazione alberghiera ad una o più categorie congressuali, così come attualmente avviene per le gestioni corsi, ecm e servizi. Questa modifica vi permetterà due possibili soluzioni di vincolo: la prima, attraverso una opzione pubblicata nelle opzioni generali di moduli web -> Hotel, vi permetterà di abilitare la prenotazione alberghiera solo per alcune categorie congressuali. In questo caso solo le categorie congressuali specificate potranno accedere alla funzionalità di prenotazione camera. La seconda invece vi permetterà di specificare se un determinato allotment dovrà essere visibile per una categoria piuttosto che per un’altra. Chiaramente queste modifiche saranno disponibili solo per i clienti in possesso del modulo CMS WEB.
- A partire da questa versione sarà possibile per i clienti aventi il modulo di fatturazione allegare anche un documento pdf o jpg alla riga di documento passivo.
- IMS
- Da questa versione, per coloro che utilizzano la funzionalità di gestione pianificazione finanziaria, sarà possibile definire un mandato di pagamento con metodo “Carta di credito aziendale” da considerarsi già pagato. Tali tipologie di mandato comporteranno una attribuzione di stato pagamento come “pagato e riscosso” direttamente all’atto dell’emissione. Il PL sarà responsabile del mandato emesso con tale tipologia.
- Con la presente versione verrà distribuito anche l’aggiornamento di compatibilità per il tracciato 1.2 della fatturazione elettronica, secondo i format stabiliti dal Sistema di Interscambio. Tale implementazione permette ed apre le porte alla fatturazione elettronica anche tra privati (B2B). Per tale ragione abbiamo introdotto una variante sulla maschera di anagrafica cliente, linguetta Fatturazione Elettronica. Sono cambiate le diciture ed è stato introdotto il nuovo campo che identifica la tipologia di fatturazione elettronica che si utilizzerà per quel cliente: per le pubbliche amministrazioni sino ad oggi caricate in archivio e per le quali era già attiva la fatturazione elettronica, sarà impostato direttamente dall’upgrade di versione il valore corretto (fatturazione PA); per i privati iscritti al SDI sarà possibile emettere fatture elettroniche impostando il valore per la Fatturazione tra Privati. Il precedente tracciato non risulta essere più supportato dal SDI e di conseguenza è stato abolito dalle funzionalità di MICE Suite. Tutto l’archivio pregresso rimarrà comunque attivo.
- Abbiamo esteso i tag messi a disposizione per le funzioni di stampa unione per la lettera di convocazione. I nuovi tag sono stati pubblicati sul modello standard che potrete scaricare dal menu Modelli. Vi invitiamo caldamente ad aggiornare i vostri modelli di lettera convocazione.
- Abbiamo esteso le funzionalità di automatismo della sezione Viaggi & Transfer anche sulla scheda individuale dell’iscritto ad evento, linguetta Viaggi. Chiaramente queste funzionalità rapide di creazione tratta di ritorno, di continuazione tratta, saranno operative solo sui quei dettagli di viaggio non anagrafati nella sezione Viaggi & Transfer generale della commessa.
- Con questa versione abbiamo introdotto anche la possibilità della gestione del processo di richiesta VISTO ed assicurazione. La nuova funzionalità sarà gestita con due nuove tipologie di servizi, appunto Gestione pratiche Visto e Assicurazione. Attraverso questi due servizi e delle stampe ed esportazioni dedicate, sarà possibile gestire tutto il tracking delle pratiche di visto per eventi a carattere fieristico.
- E’ stata introdotta la possibilità di ricerca del fornitore di un servizio a budget anche per denominazione, oltre che per nazione o ragione sociale. Questo semplificherà la ricerca degli Hotel in fase di costruzione del budget.
- Con questa versione abbiamo introdotto la possibilità di gestire il servizio di Extra Baggage correlato alle tratte di viaggio attribuite al partecipante. Sarà possibile impostare un servizio con multiple tariffe a seconda della tipologia e della quantità di tratte per le quali si dovranno gestire gli spostamenti del campionario; per ogni tratta sarà dunque possibile accedere ad una gestione correlata che permetterà la definizione dell’extra baggage per ogni iscritto. Sono state implementate anche delle stampe ed esportazioni di verifica per completare questa funzionalità.
- Con questa versione abbiamo introdotto la possibilità di definire ed attribuire dei servizi ancillari. Sarà quindi possibile definire dei servizi secondari correlati ad un servizio principale. Chiaramente non sarà possibile attribuire un ancillare senza aver prima attribuito un servizio principale. In futuro le funzionalità ancillari verranno estese anche ad allotment voli ed alberghi.
- A partire da questa versione sarà possibile per i clienti aventi il modulo di fatturazione allegare anche un documento pdf o jpg alla riga di documento passivo.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- E’ stato corretto un Bug che impediva il corretto ordinamento delle fatture passive qualora questi avessero un numero documento contenente caratteri alfanumerici.
- E’ stato corretto un Bug che affliggeva la scelta delle modalità di pagamento per le iscrizioni aziendali
- E’ stato corretto un Bug che segnalava un errore di azzeramento maschera in fase di registrazione nuova anagrafica partecipante.
- E’ stata variata la modalità di esposizione dei giudizi per la valutazione dell’influenza sponsor sul report di gradimento ECM. E’ stata infatti invertita l’esposizione della scala di giudizi riportando sulla destra il valore di minima o nessuna influenza mentre a sinistra il valore di massima evidenza dell’influenza. In questo modo le compilazioni frettolose da parte dei discenti non porteranno a valori errati e non congrui all’effettiva valutazione dell’evento.
- E’ stato corretto un Bug che impediva in certe circostanze di trasferire un valore di crediti decimale sul corso ECM sulle relative iscrizioni dei partecipanti.
- E’ stato corretto un Bug sul questionario di gradimento ECM che non permetteva la corretta visualizzazione della descrizione per la domanda relativa all’influenza dello sponsor sull’organizzazione dell’evento.
- E’ stato corretto il Bug che impediva di visualizzare il logo del provider ECM sulla stampa di questionario di censimento fabbisogno formativo.
- E’ stato corretto un Bug che affliggeva la registrazione dell’importo versato per le quote associative online.
- IMS
- E’ stato corretto un Bug che affliggeva la procedura di caricamento del form Viaggi Evento
- E’ stato corretto un errore di battitura su un’etichetta della maschera di Testata Preventivo
- E’ stato corretto un Bug che affliggeva una vista di calcolo del residuo virtuale di fatturazione.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.
Implementazioni
- CMS
- Da questa versione, sulle anagrafiche di clienti, fornitori ed hotel sono stati sbloccati i campi Codice Anagrafica Contabile. In questo campo sarà possibile inserire il codice di riferimento del proprio software di contabilità. Questo campo corrisponde al vecchio codice G.I.O.I.A. ed è stato rinominato per una più corretta gestione e per implementare possibili integrazioni con sistemi esterni.
- E’ stata introdotta la possibilità sul tracciato di importazione Hotel di includere anche il codice di anagrafica contabile, prima non specificabile per l’entità Hotel. Dovrà essere quindi utilizzato il nuovo tracciato excel di importazione disponibile dall’apposito menu Tracciati di CMS.
- Da questa versione sarà possibile scegliere di includere nella procedura di generazione lettere di conferma anche i voucher alberghieri. Anche sul singolo invio si potrà scegliere se oltre alla lettera di conferma inviare via mail anche i voucher alberghieri. Questa selezione sarà presentata attraverso una nuova maschera proposta all’utente in fase di finalizzazione dell’attività richiesta (Stampa, Invia via mail etc).
- Da questa versione è stato rimosso il limite che imponeva in fase di creazione rivendita camere, la creazione di una sola rivendita per lo stesso cliente sullo stesso allotment. La rimozione di questo vincolo vi permetterà adesso di creare più rivendite per lo stesso cliente su uno stesso allotment, ad esempio creando una rivendita per camere confermate dal cliente ed una per camere in opzione. Ci farebbe piacere un vostro feedback su questo sblocco.
- Abbiamo implementato una gestione particolare per permettere un servizio di donazione. Sarà quindi possibile pubblicare un servizio categorizzato attraverso un flag come Donazione e l’utente, lato Web, potrà scegliere di selezionare questo importo e specificare una determinata quota libera (un numero maggiore di zero) che verrà sommato alla sua quota di iscrizione. Questo sarà un servizio a tutti gli effetti quindi sarà possibile configurarlo utilizzando le funzioni di collegamento a categoria così come di alternativa o di obbligatorietà. Internamente sarà possibile inserire sulla griglia dei servizi iscrizione un importo libero: il sistema provvederà alla creazione della tariffa equivalente od alla selezione di una tariffa avente l’importo corrispondente.
- Da questa versione sarà possibile anche creare un servizio categorizzato come Lettera di invito per Visto. Sarà possibile configurare un solo servizio di questo tipo per ogni evento e se pubblicato per la procedura di iscrizione online, sarà possibile permettere all’utente di specificare se necessita di una lettera di invito e nel caso proporgli anche una quota per tale tipologia di servizio offerto. Internamente il CMS permetterà anche la generazione delle lettere di invito e per tale funzionalità è stata predisposta una apposita anagrafica basata su modelli Microsoft Word.
- IMS
- Da questa versione, sulle anagrafiche di clienti, fornitori ed hotel sono stati sbloccati i campi Codice Anagrafica Contabile. In questo campo sarà possibile inserire il codice di riferimento del proprio software di contabilità. Questo campo corrisponde al vecchio codice G.I.O.I.A. ed è stato rinominato per una più corretta gestione e per implementare possibili integrazioni con sistemi esterni.
- E’ stata introdotta la possibilità sul tracciato di importazione Hotel di includere anche il codice di anagrafica contabile, prima non specificabile per l’entità Hotel. Dovrà essere quindi utilizzato il nuovo tracciato excel di importazione disponibile dall’apposito menu Tracciati di IMS.
- Da questa versione sarà possibile scegliere di includere nella procedura di generazione lettere di convocazione anche i voucher alberghieri. Anche sul singolo invio si potrà scegliere se oltre alla lettera di convocazione inviare via mail anche i voucher alberghieri. Questa selezione sarà presentata attraverso una nuova maschera proposta all’utente in fase di finalizzazione dell’attività richiesta (Stampa, Invia via mail etc).
- Da questa versione è stato rimosso il limite che imponeva in fase di creazione rivendita camere, la creazione di una sola rivendita per lo stesso cliente sullo stesso allotment. La rimozione di questo vincolo vi permetterà adesso di creare più rivendite per lo stesso cliente su uno stesso allotment, ad esempio creando una rivendita per camere confermate dal cliente ed una per camere in opzione. Ci farebbe piacere un vostro feedback su questo sblocco.
- Abbiamo implementato una gestione particolare per permettere un servizio di donazione. Sarà quindi possibile pubblicare un servizio categorizzato attraverso un flag come Donazione e l’utente, lato Web, potrà scegliere di selezionare questo importo e specificare una determinata quota libera (un numero maggiore di zero). Questa implementazione web verrà rilasciata in un secondo momento. Attualmente sarà comunque possibile inserire sulla griglia dei servizi iscrizione un importo libero: il sistema provvederà alla creazione della tariffa equivalente od alla selezione di una tariffa avente l’importo corrispondente.
- Da questa versione sarà possibile anche creare un servizio categorizzato come Lettera di invito per Visto. Sarà possibile configurare un solo servizio di questo tipo per ogni evento e se pubblicato per la procedura di iscrizione online, sarà possibile permettere all’utente di specificare se necessita di una lettera di invito e nel caso proporgli anche una quota per tale tipologia di servizio offerto. Internamente il IMS permetterà anche la generazione delle lettere di invito e per tale funzionalità è stata predisposta una apposita anagrafica basata su modelli Microsoft Word. Le funzionalità web di questa gestione verranno rilasciate in futuro.
- Abbiamo introdotto alcune nuove funzionalità per semplificare la creazione delle anagrafiche di viaggi ed allotment viaggi. Da questa versione sarà più semplice e rapido creare viaggi di tipo One Way, Round Trip, Open Jaw e Circle Trip. Il sistema vi permetterà una compilazione più logica e rapida e questo semplificherà il processo di popolamento dell’anagrafica viaggi comuni da utilizzare per il vostro evento.
- Abbiamo introdotto la funzionalità che vi permetterà di effettuare uno split PNR. Attraverso questa funzione potrete scaricare da un allotment un determinato numero di slot per assegnarli ad un nuovo/differente PNR. Basterà selezionare un viaggio di tipologia allotment e facendo click con il tasto destro potrete richiamare la funziona di Split PNR.
- Da questa versione sarà anche possibile creare delle commesse multi cliente, implementando un Budget di tipo “magazzino”. Attraverso questa funzionalità potrete gestire ad esempio quelle commesse di tipo istituzionale o fiere. Si potrà infatti creare un budget raggruppato per etichette al quale attingere durante la realizzazione di un preventivo di gruppo. In automatico il sistema creerà per il gruppo un budget che scalerà dalle numeriche disponibili nel budget principale, definito magazzino. In questo modo si potranno tenere sotto controllo le rivendite e prevenire gli overbooking.
- Da questa versione sarà possibile bloccare la modifica a budget delle aliquote IVA preimpostate, limitando tale attività ai soli profili di Amministratori, Team Leader e Contabili. Questo impedirà errori contabili in fasi di stesura budget dell’evento.
- Da questa versione, per le attivazioni del modulo fatturazione prive di integrazioni con il sistema contabile e per quelle realtà che utilizzano la logica di pianificazione finanziara per i fornitori, sarà possibile allegare ai mandati di pagamento un file (jpg, pdf) relativo al riscontro del pagamento effettuato (emissione VNet, CRO del Bonifico etc). Inoltre gli utenti con il profilo Amministratori e Contabili potranno modificare il valore dello stato di pagamento del mandato.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- E’ stato risolto un BUG che comportava un timeout durante la procedura di esportazione della rooming list in Excel.
- IMS
- E’ stato risolto un BUG che comportava un timeout durante la procedura di esportazione della rooming list in Excel.
- E’ stato corretto il BUG che impediva l’applicazione di commissioni suoi servizi in pagamento diretto.
- E’ stato corretto il BUG che impediva la corretta creazione di ordini a fornitori per servizi in pagamento diretto.
- E’ stato corretto il BUG che comportava un errore di visualizzazione dell’importo totale di acquisto quando erano presenti a budget dei servizi in pagamento diretto.
- E’ stato corretto il BUG che impediva la corretta generazione del codice commessa per un Gruppo, ignorando le procedure di generazione personalizzata del codice commessa.
- E’ stato corretto un BUG che portava ad una errata visualizzazione dell’importo popolato nella colonna “Importo Unitario di Vendita” quando il servizio veniva inserito specificando una tipologia di vendita su base lorda.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.
Implementazioni
- CMS
- Per i clienti in possesso del modulo di Fatturazione PA, sono stati inseriti nuovi campi opzionali che potrebbero essere richiesti dalle pubbliche amministrazioni. I campi inseriti sono:
- “Riferimento Amministrazione” sulla testata della fattura: questo campo rappresenta un codice di anagrafica contabile interno della PA e potrebbe esservi richiesto da quelle PA abbastanza strutturate che utilizzano strumenti gestionali per le archiviazioni contabili.
- “Riferimento Amministrazione” sulla riga di fattura, quindi lo stesso tipo di codice che potrebbe esservi richiesto da parte della PA per catalogare su un centro di costo le eventuali righe di servizi contenute nella fattura
- “Arrotondamento” sulla testata della fattura
- “Descrizione della causale del documento”
- Sono stati estesi i campi di tracking qualitativo dei fornitori per permetterne una categorizzazione più dettagliata.
- E’ stata implementata una funzionalità che permetterà di visualizzare al discente esecutore del questionario ECM online, le domande per le quali avrà fornito la risposta errata. LA funzionalità potrà essere attivabile per singolo corso ECM.
- Per i clienti in possesso del modulo di Fatturazione PA, sono stati inseriti nuovi campi opzionali che potrebbero essere richiesti dalle pubbliche amministrazioni. I campi inseriti sono:
- IMS
- Non sono state rilasciate nuove funzionalità in questa versione.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- Non risultano BUG aperti su questa versione.
- IMS
- E’ stato corretto un BUG che impediva la corretta generazione di un codice commessa personalizzato per i Gruppi. La problematica è stata risolta
- E’ stato corretto un BUG introdotto con l’inserimento dei servizi in pagamento diretto. La problematica è stata risolta.
- E’ stato corretto un BUG che impediva il corretto caricamento della percentuale di default fee del cliente sui nuovi preventivi. La problematica è stata risolta.
- E’ stato corretto un BUG che si generava in fase di duplicazione commessa per una errata conversione di date. La problematica è stata risolta.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.
Implementazioni
- CMS
- Per i clienti in possesso del modulo CMS Associazioni Online, da questa versione sarà possibile scegliere per ogni carica quali tariffe pubblicare on-line. In questo modo non saranno più pubblicate automaticamente tutte le tariffe di una determinata carica, ma solo quelle abilitate al web.
- A partire da questa versione è stato implementato il flusso di controllo per poter fatturare le commissioni in Over per le rivendite allotment. Per poter fatturare le commissioni si dovrà abilitare chiaramente il dettaglio e la tipologia. Tenete presente che la fatturazione sarà disponibile solo per le commissioni calcolate in OVER poichè le commissioni definite in scorporo saranno considerate come “sconti” sulla fattura del fornitore. Il calcolo delle commissioni verrà attuato sulle prenotazioni alberghiere assegnate effettivamente ad iscrizioni e rivendite, non al contingente camere rimasto invenduto.
- E’ stata normalizzata la maschera relativa all’anagrafica partecipante, per rendere omogenei i dettagli relativi a nascita, residenza e lavoro. Sono stati quindi uniformati gli ordinamenti dei campi nonchè la disponibilità dei campi in modo che per tutte e tre le entità siano disponibili le stesse tipologie di informazioni. Queste nuove informazioni sono state rese disponibili anche sulle procedure di Query to Excel nell’anagrafica partecipanti ed associati.
- Per la gestione dei pagamenti delle quote associative è stata implementata la possibilità di registrare anche un pagamento parziale della quota. I pagamenti parziali verranno riportati on-line nella Member area per coloro che hanno acquistato il modulo CMS Associazioni Online ma non sarà permesso il saldo online. Tale attività sia di acconto che di saldo dovrà essere gestita interamente da backoffice. La quota non saldata completamente ha la stessa valenza della quota non saldata in termini di vincolo.
- E’ stata implementata una funzionalità che permette l’esportazione massiva dei Curriculum Vitae allegati alle anagrafiche dei Soci.
- E’ stato implementato un nuovo campo filtro per la gestione associati. Questo campo denominato “Associazioni confermate” elencherà unicamente le associazioni aventi flag “Verificata” e “Gestita” omettendo tutte quelle associazioni inserite dai partecipanti parzialmente e che normalmente l’operativo tende ad ignorare. Questo campo sarà particolarmente utile per coloro che gestiscono le segreterie di più associazioni e che sono anche provider ECM.
- Da questa versione la stampa excel delle rivendite camere riporterà anche la situazione iniziale della creazione rivendita, utile per qualche forma di comparazione attuata da alcuni clienti.
- Sono stati normalizzati i report relativi al Gradimento per gli eventi ECM. Analizzando il “Manuale per gli osservatori della qualità dell’Educazione Continua in Medicina – 24 Novembre 2014 – Edizione 3^” abbiamo deciso di estendere le domande presenti sul modulo al fine di permettere ai nostri clienti di raccogliere un dato che costituirà un pregio nella valutazione fatta dagli osservatori. Per dettagliare meglio questo aspetto verrà redatto un articolo su questo sito e probabilmente inviata una newsletter a tutti i clienti.
- IMS
- A partire da questa versione è stato implementato il flusso di controllo per poter fatturare le commissioni in Over per le rivendite allotment. Per poter fatturare le commissioni si dovrà abilitare chiaramente il dettaglio e la tipologia. Tenete presente che la fatturazione sarà disponibile solo per le commissioni calcolate in OVER poichè le commissioni definite in scorporo saranno considerate come “sconti” sulla fattura del fornitore. Il calcolo delle commissioni verrà attuato sulle prenotazioni alberghiere assegnate effettivamente ad iscrizioni e rivendite, non al contingente camere rimasto invenduto.
- Ulteriore potenziamento dello strumento di budget: da questa versione sarà possibile inserire anche servizi in modalità “pagamento diretto”. Questa nuova modalità implica che il servizio stesso verrà gestito da parte dell’agenzia ma non verrà rivenduto. Infatti gli importi di vendita e di acquisto impostati sul servizio non influiranno sui totali. Sarà comunque possibile permettere che tali dettagli siano soggetti alla fee di gestione: di conseguenza il totale del preventivo sarà scorporato da tutti i servizi in pagamento diretto ma la fee di gestione, se non diversamente impostato sui singoli servizi, verrà conteggiata anche sui servizi in pagamento diretto.
- Le esportazioni excel di flight list e rooming list, nonchè le esportazioni delle tratte di viaggio e degli allotment voli, sono state estese con i dati di contatto del viaggiatore ed i dati di lavoro (Società, Posizione e Divisione).
- Da questa versione sarà possibile inserire un nuovo logo sul preventivo generato da IMS. E’ infatti stata inserita una nuova linguetta o tab sulla testata di preventivo denominata “altro” ed all’interno di questa è stato inserito un campo predisposto al caricamento di una immagine. Questa immagine verrà visualizzata in linea (sottostante) al logo della società con la quale è stata aperta la commessa. Potenzialmente, all’interno di un evento, ogni preventivo potrebbe avere una immagine differente. L’immagine comparirà unicamente sulla prima pagina, così come gli altri dettagli di intestazione budget.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- Da questa versione è stato corretto il modello di ricevuta per il saldo quota associazione: è stato sostituito l’unico campo unione che riportava l’anagrafica errata del socio, con una serie di campi di dettaglio. In questo modo, oltre che correggere il bug segnalato sull’errata nazione caricata (residenza e non nascita) sarà possibile personalizzare l’intestazione della ricevuta con vari campi. E’ obbligatorio provvedere all’aggiornamento del modello per tutte le associazioni gestite poichè altrimenti non si disporrà di tale correzione.
- E’ stato introdotto un nuovo campo filtro per la sezione Anagrafica Associati che permetterà di filtrare le iscrizioni “sospese” all’associazione.
- E’ stato corretto un Bug che impediva la corretta generazione dei grafici a torta.
- E’ stato corretto un Bug che impediva la generazione del report di riepilogo contabile Hotel, se veniva pre-filtrato un cliente pagante per l’iscrizione.
- E’ stato corretto un Bug che impediva il corretto caricamento dei viaggi/trasferimenti nella lettera di conferma basata su modello word.
- IMS
- Non risultano Bug aperti per questa versione.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.
Implementazioni
- CMS
- E’ stata implementata la possibilità di generare i voucher per le prenotazioni alberghiere. Questa funzionalità permetterà di generare un voucher basato su modello Microsoft Word, che verrà compilato dal sistema in base ai dettagli presenti ed alle prenotazioni alberghiere associate ad un iscritto. Sarà possibile effettuare procedure di invio massivo dei voucher che verranno generati in PDF, allegati ed inviati via mail oppure che saranno salvabili in un percorso su disco. Ogni voucher sarà relativo ad una singola prenotazione alberghiera. In futuro questa funzionalità verrà collegata anche all’invio della lettera di conferma.
- Sono stati implementati nuovi tag in inglese per la composizione della ricevuta per saldo quota associativa. Questi nuovi tag sono reperibili scaricando il modello standard di ricevuta associazione.
- Da questa versione, per i clienti che hanno acquistato il modulo di Questionari ECM Online, sarà possibile stabilire un numero di tentativi massimo per la compilazione del Quiz ECM online. All’utente verrà visualizzato il progressivo dei suoi tentativi per comprendere quanti tentativi ha ancora a disposizione. Superato il numero massimo di tentativi ed avendo mancato il raggiungimento minimo di risposte esatte, l’ultimo tentativo verrà trascritto sulle risposte ufficiali al questionario ECM per l’acquisizione delle competenze. In una prossima versione verranno anche esposte le possibilità su CMS Client di visualizzare e stampare i tentativi fatti dagli utenti.
- IMS
- Da questa versione sarà possibile gestire anche il Budget entrate per le commesse IMS. Sarà possibile quindi attivare una commessa Multisponsor ed indicare una preventivazione basata su classi semplici. Questa nuova gestione aprirà la possibilità ad un nuovo funzionamento collegato ad una ulteriore novità, ovvero la gestione dei preventivi per gruppi su IMS.
- Sarà infatti possibile, all’interno di una commessa, abilitare la gestione gruppi: questo permetterà di creare dei preventivi specifici per clienti all’interno di una commessa. Una volta approvati questi preventivi per gruppi contribuiranno alla contabilizzazione del budget entrate della commessa e potranno essere portati in fatturazione. In futuro verranno rilasciati ulteriori upgrade a questa funzionalità.
- E’ stata implementata la possibilità di generare i voucher per le prenotazioni alberghiere. Questa funzionalità permetterà di generare un voucher basato su modello Microsoft Word, che verrà compilato dal sistema in base ai dettagli presenti ed alle prenotazioni alberghiere associate ad un iscritto. Sarà possibile effettuare procedure di invio massivo dei voucher che verranno generati in PDF, allegati ed inviati via mail oppure che saranno salvabili in un percorso su disco. Ogni voucher sarà relativo ad una singola prenotazione alberghiera. In futuro questa funzionalità verrà collegata anche all’invio della lettera di convocazione.
Correzioni Bug ed Anomalie
- CMS
- E’ stato corretto un Bug che impediva il corretto caricamento della maschera di fatturazione. Questo Bug è stato introdotto nella versione v. 1.10.51 ed ora è stato corretto.
- E’ stato corretto un Bug che impediva il caricamento e la generazione della stampa di riepilogo contabile allotment se invocata da più utenti contemporaneamente.
- E’ stato corretto un Bug che impediva il caricamento e la generazione della stampa di rooming list se invocata da più utenti contemporaneamente.
- IMS
- E’ stato corretto un Bug che impediva il caricamento e la generazione della stampa di riepilogo contabile allotment se invocata da più utenti contemporaneamente.
- E’ stato corretto un Bug che impediva il caricamento e la generazione della stampa di rooming list se invocata da più utenti contemporaneamente.
- E’ stato corretto un Bug che impediva il corretto comportamento in fase di cambio nominativo su un’iscrizione ad un evento ovvero che non permetteva l’aggiornamento automatico dei vari dettagli (prenotazioni alberghiere, servizi supplementari) relativamente ai campi riepilogativi di nominativo. Da questa versione l’aggiornamento in cascata funzionerà nuovamente nel modo corretto.
- E’ stato introdotto un controllo sulle date di creazione evento. Da questa versione non sarà più possibile creare eventi con una data di fine evento antecedente alla data di inizio evento.
Vi ricordiamo che quanto descritto viene distribuito attraverso il nostro canale ufficiale di aggiornamenti automatici. Tuttavia, tali aggiornamenti sono previsti unicamente da quelle macchine server che sono correttamente configurate per poter accedere al canale di aggiornamento; inoltre ricordiamo che possono usufruire degli aggiornamenti automatici tutti i clienti con contratto di assistenza tecnica ed aggiornamento software attivo.
Vi invitiamo a verificare che la versione di CMS o di IMS attualmente in uso presso la vostra azienda sia allineata con la versione corrente, al fine di poter beneficiare di tutti gli aggiornamenti rilasciati.